Assistante de Direction - Commune de Martigues H/F - 13

- Intitulé de la fonction : ASSISTANTE DE DIRECTION
- Fiches métiers de référence (référentiel métiers CNFPT) :
- DGA / Direction / Service de rattachement : Direction des Affaires Civiles, Juridiques et Funéraires
- Nom et fonction du Supérieur hiérarchique direct : DGA

1) Mission principale et responsabilités
Secrétariat de Direction : Collaboration directe avec le cadre dirigeant
2) Activités principales
1. Accueil physique et téléphonique
2. Tenue de l'agenda du Directeur
3. Traitement du courrier
4. Frappe courriers, rapports, notes
5. Classement, archivage des dossiers de la Direction
6. Réception, tri, diffusion de l'information interne et externe (messagerie, téléphone, internet, intranet)
7. Référente de la gestion du personnel (congés, absences, ...)
8. Suivi du budget de la Direction et des abonnements
9. Gestion des stocks de matériels et fournitures courantes
10. Contrôle de la conformité des courriers émanant des divers services de la Direction avant la mise à la signature du
Maire et des Elus délégués - Activités spécifiques ou de polyvalence
Elections
1. Organisation des bureaux de vote pour les Elections politiques et professionnelles, gestion du personnel politique, mise
en place des formations, ...
2. Participation au travail du service Elections au moment des scrutins électoraux
Conseil Municipal
1. Gestion des décisions prises par le Maire
2. Participation à l'élection du Maire et des Adjoints, aux Elections Sénatoriales