Assistant Administratif Chargé d'Accueil - Officier d'État Civil - Commune de Martigues H/F - Communes

- Intitulé de la fonction : Assistant(e) Administratif(ve) chargé(e) d'accueil - Officier d'état civil H/F

Catégorie / Grade : Catégorie C / Adjoints administratifs Territoriaux
- DGA / Direction / Service de rattachement : Direction des Affaires Civiles, Juridiques et Funéraires / Service Population et Citoyenneté - Secteur ETAT CIVIL
- Nom et prénom du Supérieur hiérarchique direct : Responsable de Secteur

1) Mission principale et responsabilités
- Assure l'accueil physique et téléphonique du public
- Instruit et constitue les actes d'État Civil
- Assure la tenue administrative des registres
- Assiste les Élus pour la célébration des mariages et des parrainages républicains
- Signature des actes et des registres

2) Activités principales
ACCUEIL
- Délivrance des actes ou extraits dactes d'État Civil
- Réception des déclarations de naissances, décès, reconnaissances changements de nom et établissement des actes
- Réception des demandes de changement de prénom et demandes de rectification
- Réception des dossiers de PACS et de dissolution de PACS, mariage et parrainage républicain
- Réception des demandes de livret de famille
- Traitement et délivrance des livrets de famille
- Etablissement des certificats de vie et attestations de célibat

GESTION ADMINISTRATIVE
- Tenue du standard téléphonique du secteur
- Etablissement des actes de transcription de décès
- Apposition des mentions marginales sur informatique et sur registres
- Assurer la tenue administrative des registres
- Préparation des mariages et validation
- Classement et archivages
- Traitement des demandes d'actes par COMEDEC, par courrier et des demandes Internet

Activités spécifiques ou de polyvalence
Assiste l'élu lors de la célébration des mariages et parrainages républicains

3) Technicité du poste et compétences exigées
- Devoir de discrétion
- Maitrise de l'outil informatique indispensable
- Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l'État civil
- Apprécier la demande au regard de différents documents
- Apprécier le caractère de nuisance potentiel dans le choix d'un prénom et alerter les parents
- Expliquer l'indivisibilité de la filiation
- Expliquer l'acte et ses conséquences
- Expliquer les modalités et procédures d'acquisition d'un acte d'état civil
- Conserver son calme dans les situations de stress
- Apprécier la recevabilité les actes d'État civil d'autres pays
- Contrôler le droit à l'acte des mandants
- Connaitre les règles communes à la rédaction des actes
- Sens de l'organisation, de l'autonomie et de la rigueur
- Esprit d'équipe
- Sens du Service Public et de la relation aux administrés

4) Conditions d'exercice
o Diplôme requis : Bac minimum
o Cycle de travail : 08h30-12h00 / 13h30-17h30
o Contraintes liées au poste : Permanences mariages le Samedi

5) Système relationnel
Interne : D.A.C.J.F, Service Population et Citoyenneté, Cabinet du Maire, secrétariat des Élus, service Funéraire
Externe : Administrés, Pompes Funèbres, T.G.I d'Aix-en-Provence, notaires, avocats

• Autonomie
• Rédaction d'actes
• Permanence téléphonique
• Sens de l’organisation