Assistant Administratif Centre de Travaux H/F - Apm Provence

Nous recherchons un Assistant Administratif de Chantier H/F pour agrandir notre équipe.

1. Gérer la partie administrative d'un contrat de maintenance dans sa globalité
2. Planifier, optimiser et suivre la performance des équipes.
3 Réaliser des devis au Bordereau d'un montant inférieur à 7500 € avec les bons outils.

CHANTIER

1. Assister le siège dans les éléments nécessaires aux formalités des badges d'accès aux sites,
2. Assurer le suivi des registres échafaudages et la mise à jour pour obtenir un état de parc précis
3. Assurer l'utilisation du bon bordereau et le calcul des devis transmis aux clients,
4. Réaliser le reporting client conforme au contrat,
5. Savoir exactement les devis en attente de commande
6. Contrôler les bons de commande édités par les clients - Relancer si nécessaire pour les obtenir.

HSE

1. Avoir un comportement exemplaire et maintenir sa propre sécurité,
2. Réaliser la synthèse des plans de prévention spécifiques et s'assurer que les salariés ont en pris connaissance
3 Réaliser le reporting HSE pour le client

SUIVI, CONTROLE ET REMONTEE D'INFORMATION

1. Organiser la relation administrative avec le client,
2. Organiser la relation administrative avec le siège (pointage, formations, visites médicales)
3. Réaliser le reporting hebdomadaire parle Registre échafaudages et le registre Calorifuge a jour et analyse de la performance des équipes
4. Informer au quotidien son responsable des problématiques rencontrées et des informations recueillies (client, terrain, personnel d'exécution)
5. Informer via son responsable, la direction du bon fonctionnement du contrat et des difficultés rencontrées.
6. Faire remonter les informations concernant les commandes, les locations à devoir ou devis en attente.

COMPETENCES REQUISES

1. Avoir une approche logique et rationnelle du cout réel de nos prestations
2. Savoir ce qui est chiffré pour savoir les moyens à mettre en place, ni plus ni moins.
3. Savoir suivre administrativement un contrat et connaitre la performance de chaque équipe.
4. Connaître le référentiel MASE,
5. Savoir compter et rendre compte,
6. Connaître les logiciels de bureautique Word et Excel.

Rémunération en fonction du profil et de l'expérience.

Experience: 2 An(s)

Compétences: Mettre à jour un dossier, une base de données,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documents,Veiller au respect des échéances administratives,Effectuer le suivi des dossiers clients et des procédures en cours,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Assurer la confidentialité des données

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Travaux de montage de structures métalliques

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

• Gestion de l'emploi du temps
• Reporting
• MASE
• Excel
• Word
• Traitement du courrier
• Réactivité